Zásady ochrany osobních údajů

Jonot je cloudová služba pro správu front. Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, když ji používáte vy nebo vaši zákazníci, proč je shromažďujeme, jak dlouho je uchováváme a jaká práva k nim máte.

Kdo jsme

Službu provozuje společnost Jonot Oy (identifikační číslo 3620928-7), společnost registrovaná ve Finsku (v těchto zásadách "Jonot", "my", "nás"). V záležitostech ochrany osobních údajů:

• E-mail: info@jonot.io
• Poštovní adresa: Jonot Oy, Tenavatie 11B, 00760 Helsinki, Finsko

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů — nedosahujeme prahových hodnot podle článku 37 GDPR, které by jej vyžadovaly — výše uvedený e-mail však vede k osobě odpovědné za dodržování předpisů o ochraně osobních údajů.

Co shromažďujeme podle role

Jonot používají tři skupiny osob a o každé z nich shromažďujeme odlišné údaje.

Koncoví uživatelé (osoby, které se řadí do fronty)

• Hash lístku: náhodný 22znakový identifikátor, který zastupuje koncového uživatele. Je to jediný přihlašovací údaj, který koncoví uživatelé kdy mají — ve výchozím nastavení neexistuje žádný účet, žádné přihlášení ani se neshromažďuje žádný e-mail.
• IP adresa: čtena na okraji sítě za účelem omezování četnosti požadavků a ochrany proti zneužití (např. aby jeden prohlížeč nezahltil frontu). IP adresy se neukládají do databáze fronty; jsou uchovávány pouze v krátkodobých protokolech požadavků.
• Volitelné kontaktní údaje: pokud podnik nakonfiguroval kiosek nebo proces připojení, který vyžaduje jméno nebo telefonní číslo (např. aby vás mohl zavolat, až přijdete na řadu), je tato hodnota uložena k vašemu lístku po dobu trvání relace fronty.

Zaměstnanci (přepážka, administrátor, super-administrátor)

• Identita: e-mail, jméno, avatar a ID uživatele. Jonot provozuje vlastní ověřování na své databázi v EU; vaše heslo je uloženo pouze jako solený hash — nikdy v prostém textu a nikdy není pro nás viditelné.
• Oprávnění: role přidělené vašemu uživateli (např. org-manager, desk) — ověřovaná při každém požadavku.
• Záznam akcí: záznam administrativních změn (vytvoření lokality, odvolání zařízení atd.) navázaný na ID vašeho uživatele.
• Metadata požadavků: IP adresa a user-agent zaznamenané v krátkodobých protokolech požadavků.

Zařízení (kiosky, displeje)

• Hash tokenu relace zařízení: jednosměrný hash tokenu, který jsme vydali během párování. Nezpracovaný token nikdy neukládáme.
• Metadata párování: lokalita, ke které je zařízení přiřazeno, člověkem čitelný štítek a časové značky posledního kontaktu.

Proč údaje shromažďujeme (právní základ)

Podle GDPR musí mít každá činnost zpracování zákonný právní základ. Naše základy:

• Smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b): účty zaměstnanců, vydávání lístků, párování kiosků — vše nezbytné k poskytování služby, kterou si náš platící zákazník objednal.
• Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f): omezování četnosti požadavků, prevence zneužití, protokoly požadavků. Náš zájem na udržení dostupnosti a spravedlivosti služby není převážen minimálním zásahem v podobě krátkodobého protokolu IP adres.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a): jakákoli volitelná kontaktní pole, která koncový uživatel aktivně vyplní ve formuláři kiosku. Souhlas můžete kdykoli odvolat zasláním e-mailu.

Kdo údaje zpracovává naším jménem

Při poskytování služby se spoléháme na malý okruh dalších zpracovatelů. Každý z nich je vázán smlouvou o zpracování osobních údajů a smí zpracovávat osobní údaje pouze podle našich pokynů:

• Cloudflare — hosting, databáze (D1) a výpočty na okraji sítě. Data fronty a účtů jsou uložena v EU (západní Evropa); statické prostředky a bezstavové výpočty jsou poskytovány z její globální okrajové sítě.

Ověřování a identitu zaměstnanců zpracováváme interně na naší vlastní databázi v EU, nikoli prostřednictvím třetí strany. Fakturaci zajišťuje Polar jako náš merchant of record; Polar vystupuje jako nezávislý správce platebních údajů, nikoli jako náš zpracovatel. Tento seznam aktualizujeme, jakmile se naši další zpracovatelé změní.

Kde se údaje zpracovávají

• Data fronty: uložena v EU (západní Evropa).
• Statické prostředky a výpočty aplikace: poskytovány z globální okrajové sítě. Výpočty jsou bezstavové; na okraji sítě se neuchovávají žádné osobní údaje.
• Identita a ověřování: zpracovávány interně na naší databázi v EU (západní Evropa).
• Fakturace (prostřednictvím Polar, našeho merchant of record): může zahrnovat předání do Spojených států v rámci EU–US Data Privacy Framework.

Pokud příjemce není certifikován v rámci EU–US Data Privacy Framework, předání se namísto toho opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise; kopie doložek je na vyžádání k dispozici na adrese info@jonot.io.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Lístky ve frontě: uchovávány do uzavření relace fronty, poté po dobu 30 dnů pro řešení sporů a následně smazány.
• Relace zařízení: uchovávány do odvolání zařízení; odvolání spustí okamžité smazání hashe tokenu.
• Data účtů zaměstnanců: uchovávána po dobu trvání předplatného organizace a dalších 90 dnů po jeho zrušení, poté smazána z naší databáze. Záznamy o identitě, včetně soleného hashe hesla, jsou součástí těchto dat účtů zaměstnanců a jsou mazány podle stejného harmonogramu.
• Protokoly auditu: 12 měsíců.
• Protokoly požadavků: obvykle 7 dnů.

Vaše práva

Pokud se nacházíte v EU/EHP (a ve většině případů bez ohledu na to, kde se nacházíte), máte právo na:

• Přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme.
• Opravu nepřesných údajů.
• Výmaz vašich údajů (s výhradou zákonných povinností uchovávání, např. fakturačních záznamů).
• Přenos vašich údajů v přenositelném formátu.
• Námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech.
• Odvolání souhlasu s čímkoli, s čím jste dříve souhlasili (aniž by tím bylo dotčeno zpracování, které již proběhlo).

Chcete-li kterékoli z těchto práv uplatnit, napište na info@jonot.io. Snažíme se odpovědět do 30 dnů; zákonná lhůta stanovená regulačním orgánem je jeden měsíc, kterou lze u složitých případů jednou prodloužit o další dva měsíce.

Pokud údaje zpracováváme jménem zákazníka Jonot (například vašeho zaměstnavatele), nasměrujte žádost nejprve na něj — je správcem těchto údajů a my jednáme podle jeho pokynů.

Soubory cookie a místní úložiště

Aplikace Jonot využívají úložiště prohlížeče střídmě:

• Úložiště relace pro návratové adresy URL po přihlášení, abychom vás po přihlášení poslali zpět tam, odkud jste přišli. Vymaže se, jakmile je přesměrování dokončeno.
• Tokeny identity: ID tokeny a obnovovací tokeny uchovávané v paměti a v zabezpečených obnovovacích souborech cookie, které vydává vlastní ověřovací služba Jonot.

V produktových aplikacích nepoužíváme žádné reklamní ani analytické soubory cookie. Jedinou výjimkou je měření konverze registrace popsané níže. Marketingový web (jonot.io) načítá značku Google Ads v bezcookie režimu s trvale odepřeným souhlasem (Consent Mode v2 denied). Značka nenastavuje žádné soubory cookie a nic nezapisuje do úložiště prohlížeče. Stejně jako každý webový požadavek odesílá Googlu pingy obsahující IP adresu a user-agent návštěvníka, které Google zpracovává jako zpracovatel údajů. Protože se nepoužívají žádné soubory cookie ani úložiště, nezobrazuje se žádný souhlasový banner. Marketingový a registrační web navíc využívají soukromí přátelskou, bezcookie analytiku (Google Analytics 4, poskytovanou serverově prostřednictvím Cloudflare Zaraz): nenastavují se žádné soubory cookie a na vašem zařízení se neukládá žádný osobní identifikátor. Předávání údajů mezi EU a USA je pokryto EU–US Data Privacy Framework. Souhlasový banner není vyžadován.

Na našem registračním webu (join.jonot.io) používáme sledování konverzí Google Ads k měření toho, kolik návštěvníků dokončí placené předplatné. Značka Google se načte pouze v okamžiku dokončení předplatného; může poté nastavit reklamní soubory cookie Google a přečíst identifikátor kliknutí Google (gclid) z reklamy, která vás k nám odkázala. Používáme to výhradně k přiřazení registrací k naší reklamě — nikoli k vytváření vašeho profilu nebo k tomu, abychom vám zobrazovali reklamy jinde. Google tato data zpracovává podle svých vlastních podmínek; viz Jak Google využívá informace z webů nebo aplikací, které používají naše služby.

Děti

Jonot je služba typu business-to-business. Vědomě neshromažďujeme údaje od dětí mladších 16 let. Pokud se domníváte, že dítě prostřednictvím kiosku zákazníka odeslalo údaje, které by tam neměly být, napište nám a my je smažeme.

Změny těchto zásad

Tyto zásady budeme aktualizovat s tím, jak se služba vyvíjí. Datum účinnosti v horní části stránky vždy odráží aktuální verzi; o podstatných změnách budeme registrované zaměstnance informovat nejméně 14 dní předem e-mailem.

Stížnosti

Pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme vyřídili žádost týkající se ochrany osobních údajů, můžete podat stížnost u dozorového úřadu. Ve Finsku je to Úřad ombudsmana pro ochranu osobních údajů (tietosuoja.fi). V jiné zemi EU/EHP je to váš místní úřad pro ochranu osobních údajů.